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文员工作指导思想(全文完整)

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下面是小编为大家整理的文员工作指导思想(全文完整),供大家参考。

文员工作指导思想(全文完整)

 

 文员的工作指导思想

  为了 能保证质量、 有效率地工作, 文员应有一定的工作指导思想:

 先作计划, 付诸实施, 然后检查结果, 围绕着“计划——实施——检查” 这样一个滚动的过程。

 文员在处理上司指派的工作时, 首先要仔细制定计划, 然后根据这个计划去实施, 并严格检查其结果, 使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。

 只要能按照制定计划、 实施、 检查这三个步骤进行,文员工作就能科学、 高效地完成任务。

 这三个步骤并不是分开独立的,而是想相互联系形成的一个循环。

 下面详细说明这个过程。

 (1)

 计划的步骤

  在文员的工作中, 有不少是已经预先决定顺序的定型业务, 但有时为了要有效率地处理非定型业务的工作, 需要首先作具体计划, 以便顺利达到目标或目的。

 假如计划得好, 该项工作就等于完成一半了 。反之, 若接到指示时, 没有任何设想就着手从事该项工作, 就可能会只顾该项工作而无法看清整体的工作情况, 这样将会影响其他作业的效果, 迫使预定计划延迟完成。

 所以, 在没有开始之前要先做好计划。制定计划时的要求有以下几点:

 A.充分了解即将开始的工作内容——除了和整体工作的关系之外, 也要正确了 解工作的重要性、 紧急性和上司的期待要求等。

 B.思考以什么方法进行效率会最佳——为配合工作的要求应安排工作顺序, 并具有迅速、 正确、 完美的工作意识。

 C.上司分派两项以上工作时, 必须为工作排定优先顺序。

 (2)

 实施的步骤

  这个步骤是按照计划从事工作的阶段。

 个阶段在时间上来说是最长的, 因此在实施中最重要的是使手段与目的的能相互配合。

 此外, 文员除了定型业务之外, 也会遇到突发性的紧急情况, 所以, 文员也应具有适当判断的情况, 机智应对的应变能力。

 实施时的要点如下:

 A.同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行——如果没有按照原定计划进行, 就要马上加以修正、 调整, 并向上司报告。

 B.上司所指示的工作无论是哪一种, 都要正确地实施——即使上司所知识的工作看起来毫无意义, 也要确实按照上司的意思去执行。

 C.配合上司预期的期限——为了这个要求, 平时就应该好好了解自己做事的速度, 假如在进行过程中发生问题, 要立即向上司报告。

 (3)

 检查的步骤

  检查就是评估、 研究工作是否按照当初的计划进行, 有没有达到预期的效果, 并在下一次的计划中能体现出这一次检查的结果, 以此作为提高工作质量的手段。

 因而, 检查时不可或缺的重要步骤。

 为了 要检查、 评估及研究结果, 文员必须有追求更高工作质量的积极性和自我批评、 自我启发的愿望、 态度, 并能够对自己的工作负起检查以及改正的责任。

 检查时的要点如下:

 A.分析计划和实绩的差异——先检查是否有如当初计划所预期的成果。

 如发现两者之间产生差异, 就要分析检查原因, 冷静地、 正确地加以评估, 随时予以改进, 并记录在“研究备忘录” 上, 以使日后进

 行改进。

 同时也要在新的计划表中体现出来。

 B.把以前进行过的工作或者别人做过的工作和目 前自己所从事相同性质的工作加以分析比较——如果发现有知识或技术上不足的情况,应努力予以弥补。

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