人事档案管理流程规范（全文完整）

2022-08-16 09:20:03| 浏览量：次

下面是小编为大家整理的人事档案管理流程规范（全文完整）,供大家参考。

人事档案管理流程规范（全文完整）

人事档案管理流程规范

　对于企业来说，人事档案的作用主要体现在为企业人事部门提供依据。档案是历史的真实记录，通过利用人事档案，可以清楚地了解员工过去的工作轨迹，总结经验教训，为领导决策和管理提供重要的参考和依据。现代企业为了做到知人善任、选贤举能，将尽可能的全面、准确的了解员工，通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。尤其会将档案中的学业成绩及思想表现情况作为接收毕业生的重要依据。而在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总，归入员

　工个人档案，作为考核依据。因此企业在人事任免、考核时，都经常要用到员工个人的人事档案，考察其德、能、勤、绩等情况，从而全面准确地了解员工个人的情况，为人力资源中心的正确选拔和使用起到了重要参考作用。

　主要体现在以下几个方面：

　1、档案是一个企业或员工个人历史的真实、全面的反映。

　2、档案是一个企业或员工个人维护自身权益的重要工具。

　3、档案是一个企业规范管理的基础。

　4、档案是一个企业或员工个人建立信用，在社会活动各方面建立和利用信用体系，获得发展最有力的工具。

　档案还是我们国家和民族文化建立历史记忆，传承文明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。企业为加强员工档案的管理，有效地保护和利用档案，从而提高企业的管理水平。

　以下是根据公司的实际情况而制定的人事档案管理流程规范。

　、整理人事档案的用具、相关资料和时间

　1( 用具

　整理人事档案之前，需提前准备的用具有 : 小刀、剪刀、双面胶、橡皮筋、黑色水笔、铅笔、橡皮擦、档案袋、钉书机、钉书钉、笔记本电脑 ( 可以向培训部借用) 、每月总部和分部报到的新员工资料、门店导购员的身份证复印件和一寸照片。

　2( 相关资料

　需提前打印的资料 : 每月新招到的储备人员、实习生和门店上报的导购员《应聘人员登记表》、《员工档案资料表》、《员工在职期间重大事项记录表》、《员

　工报到相关资料缺失统计》。

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　需准备的表格有 : 《每月月底统计表》

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　注: 以上三份表格由绩效组提供。

　人事部文件

　3( 时间

　整理人事档案的时间是 : 每月的月初，整理上个月的人事档案。

　( 整理档案的时间，按档案管理专员的实际工作情况来定。

　)

　、档案管理规范进行分类 (文字版 )

　档案管理分为三大类 : 总部管理人员、一般事务人员及分公司员工的档案管理规范; 门店管理人员、储备人员及实习生的档案管理规范 ; 门店导购员的档案管理规范。

　1( 总部管理人员、一般事务人员及分公司员工的档案管理规范 1) 每个总部员工在报到时，收集该员工的《应聘人员登记表》、《员工档案资料表》、身份证复印件一份、近期一寸免冠照片两张、员工学历、职称、资格、奖励证明复印件一份

　和总部员工录用报到流程单一份 ;( 如是驾驶员，需提供驾驶证复印件，财会人员，需提供会计证复印件。

　) 如以上档案资料不全者，将记录在《员工报到相关资料缺失统计》表格中。

　将以上档案资料进行归档，装入员工个人档案袋

　在档案袋上，将该员工的部门、姓名、职务，用铅笔注明在诺奇标志和灰色区域的中间位置 ;( 用铅笔标注，以便档案袋可以重新使用。

　)

　将《员工在职期间重大事项记录表》打印出来，用双面胶贴在档案袋写有项目和材料的地方。并在记录表中填写该员工的姓名、登记时间和入司时间，入司时间写在事项栏里，应写为 : 该员工于某年某月某日入司。

　根据每月月底对员工上个月的考核、晋升进行整理，整理时应先填写登记时间，根据《每月月底统计》所登记的内容填写。考核登记一般分为五种情况。转正、晋升工资、晋升职务、调职、离职。转正应写为 : 某年某月转正，并核定工资为元/月。晋升工资应写为 :某年某月工资晋升为元/ 月。晋升职务应写为 :某年某月晋升职务为。调职应写为 : 某年某月调动职务为。离职应写为 :某年某月某日离职，离职原因为。并将离职人员的档案资料进行归类，统一整理到一个档案袋中，并在档案袋上标注员工个人的名字、入司时间、离职时间。

　2、门店管理人员、储备人员及实习生的档案管理规范

　门店储备人员、实习生和管理人员的资料，一般在公司总部复试时收集，或让门店随货寄回公司人力资源中心。所需资料有 : 《应聘人员登记表》、《员工档案资料表》、身份证复印件一份、近期一寸免冠照片两张和员工学历、职称、资格、奖励证明复印件各一份 ; 如档案资料不全者，将记录在《员工报到相关资料缺失统计》表格中。

　2) 将以上档案资料进行归档，装入员工个人档案袋

　在档案袋上，对照《每月门店最新人员编制》，用铅笔将该门店管理人员、储干人员及实习生、姓名、职务，注明在诺奇标志和灰色区域的中间位置 ;( 用铅笔标注，以便档案袋可以重新使用。

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　将《员工在职期间重大事项记录表》打印出来，用双面胶贴在档案袋灰色的地方。并在记录表中填写该员工的姓名、登记时间和入司时间，入司时间写在事项栏里，应写为 : 该员工于某年某月某日入司。

　根据每月月初对员工上个月的考核、晋升进行整理，整理时应先填写登记时间，再根据《每月月底统计》所登记的内容填写。考核登记一般分为五种情况。转正、晋升工资、晋升职务、调职、离职。转正应写为 : 某年某月转正，并核定工资为元/月。晋升工资应写为 :某年某月工资晋升为元/ 月。晋升职务应写为 :某年某月晋升职务为。调职应写为 : 某年某月调动职务为。离职应写为 :某年某月某日离职，离职原因为。并将离职人员的档案资料进行归类，统一整理到一个档案袋中，并在档案袋上标注员工个人的名字、入司时间、离职时间。

　3(门店导购员的档案管理规范

　1)门店导购员的资料，一般由门店用 0A系统或MSNJ勺方式发送至人力资源中心招聘组进行备案。《应聘人员登记表》、《员工档案资料表》每月进行打印，导购员需上交身份证复印件一份、近期一寸照片两张，由门店随货的方式寄回公司人力资源中心。如档案资

　料不全者，将记录在《员工报到相关资料缺失统计》表格中。

　将以上档案资料进行归档，装入员工个人档案袋

　在档案袋上，对照《每月门店最新人员编制》，用铅笔将该导购员对应的门店、姓名，注明在诺奇标志和灰色区域的中间位置 ;( 用铅笔标注，以便档案袋可以重新使用。

　) 4) 将《员工在职期间重大事项记录表》打印出来，用双面胶贴在档

　案袋灰色的地方。并在记录表中填写该员工的姓名、登记时间和入司时间，入司时间写在事项栏里，应写为：该员工于某年某月某日入司。

　5）根据每月月初对员工上个月的考核、晋升进行整理，整理时应先填写登记时间，再根据《每月月底统计》所登记的内容填写到《员工在职期间重大事项记录表》里。考核登记一般分为五种情况。转正、晋升工资、晋升职务、调职、离职。

　转正应写为：某年某月转正，并核定工资为元/月。晋升工资应写为：某年某月工资晋升为元/月。晋升职务应写为：某年某月晋升职务为。调职应写为：某年某月调

　动职务为。离职应写为：某年某月某日离职，离职原因为。并将离职人员的档案资料进行归类，统一整理到一个档案袋中，并在档案袋上标注员工个人的名字、入司时间、离职时间。

　档案后续工作：

　总部管理人员、一般事务人员及分公司员工的档案；
门店管理人员、储备人将

　员及实习生的档案；
门店导购员的档案。整理完毕后，将记录在《员工报到相关资料缺失统计》的不全的档案资料进行汇总，并发至门店收集。

　四、档案管理规范的流程（图片版）

　1.档案袋（图1）

　2.将员工在职期间重大事项记录表贴在灰色框内.（图2）

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　3.用铅笔将部门姓名注明在员工在职期间重大事项记录表的上方（图3）

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　5.对照由绩效组提供的《每月最新门店人员编制》表（图5）。看每个店的人员是否齐全。

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　7.根据绩效组提供的《每月月底统计》查找相关资料

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　9.将查找到的信息记录在《员工在职期间重大事项记录表》

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　10.将查找到的导购员考核、晋升用颜色标注

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　11.将记录过的导购员信息，用紫红色标注出来，这样没有记录下来的信息,

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　（图 11）

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